تُعد وسائل التواصل الكتابي وسيلة رئيسية في التاريخ الإنساني، حيث برزت الرسائل منذ اختراع الكتابة وأصبحت جزءًا أساسيًا من العمليات اليومية للأفراد والهيئات،في عالم اليوم، لا يزال استخدام الرسائل قائمًا ولكنه تطور بشكل كبير، خاصة في الأغراض الرسمية،يؤدي إرسال رسالة رسمية، مثل تلك الموجهة للوزراء، إلى تحقيق أهداف متعددة، تشمل تقديم الشكاوى، الاقتراحات، أو التنسيق للمعاملات الرسمية،ومن خلال فهم آليات كتابة هذه الرسائل، يُمكن تحسين فرص استجابتها.
نموذج رسالة رسمية لوزير
تتميز الرسائل الرسمية بأنها تتبع أنماطًا محددة في التنسيق والمضمون،سواء كانت الرسالة مكتوبة على ورق أو تم إرسالها عبر البريد الإلكتروني، يجب الالتزام بالقواعد التي تميز الرسائل الرسمية،قد يحتاج البعض إلى كتابة رسالة رسمية بهدف رفع شكوى، تقديم اقتراح، أو معالجة جانب محدد في تعاملاته اليومية،لذا يتطلب الأمر من الكاتب صياغة رسالته بأسلوب رسمي يتماشى مع الهيئات الحكومية.
في سياق هذا المقال، سنقوم بتسليط الضوء على مجموعة من المعايير الأساسية التي ينبغي مراعاتها عند كتابة الرسالة الرسمية، لا سيما تلك الموجهة للوزراء،سنقوم أيضًا بتقديم عدة نماذج مثل نموذج الرسالة الرسمية للوزير، ومثال آخر للرسالة المقدمة للمقام السامي، بالإضافة إلى نموذج الرسالة للاعتراض على حكم قضائي وغيرها.
لكتابة رسالة رسمية لأي فرد أو جهة، يجب أن تُؤخذ بعين الاعتبار المعايير التالية
- عند كتابة الرسالة على ورق، يُفضل استخدام ورق أبيض أو أصفر سادة، أو ورق يحمل شعار المؤسسة المرسل منها، وتجنب استخدام الورق المزخرف، كما يُفضل الكتابة باستخدام قلم أزرق.
- إذا كانت الرسالة تُرسل إلكترونيًا، يُفضل استخدام برنامج مثل Word، مع اختيار خط Arial بحجم 16.
- يجب البدء بالتحية، ثم كتابة اسم المرسل إليه على السطر التالي.
- تدوين صفة المرسل إليه عند التحية، مثل “سيادة الوزير المحترم…”.
- في السطر التالي، ينصح بكتابة “تحية طيبة وبعد” ثم الانتقال إلى مضمون الرسالة.
- ينبغي أن تُختتم الرسالة بالتحية المناسبة مثل “خالص الشكر والتقدير لسيادتكم”، وفي السطر التالي من اليمين نكتب “مرسلة لحضرتكم…”.
- ختام الرسالة يتطلب توقيع المرسل أو ختم الجهة المرسلة.
نموذج رسالة رسمية لوزير
من الشائع أن يحتاج العديد من الأفراد إلى نموذج رسالة موجهة للوزراء لأغراض متعددة،لذا، نقدم نموذجًا يمكن الاستفادة منه
- ”سلام الله تعالى عليكم ورحمته وبركاته.
سيادة الوزير المحترم (نكتب اسمه)
تحية طيبة وبعد،
نبدأ في صلب الرسالة، حيث نقوم بتوضيح الدافع والسبب من كتابة هذه الرسالة، سواء كانت تقنية، احتياجات عامة، أو مقترحات لتحسين الأداء في مجال ما.
ولكم خالص الشكر.
مرسلة لسيادتكم/ (نكتب اسم المرسل إليه).
ثم توقيع المرسل أو ختم الهيئة المرسلة.”
هذه الرسالة تستهدف أغراضًا متنوعة، وفيما يلي يتم عرض مجموعة من النماذج
-
نموذج رسالة رسمية لوزير للثناء على جهوده
عند الحاجة للتعبير عن الشكر، تُعتبر رسائل الشكر والثناء من أهم الرسائل التي يمكن كتابتها، ومن الممكن صياغتها كما يلي
”سلام الله عليكم ورحمته وبركاته،
إلى سيادة الوزير القدير/ (نكتب اسمه).
نتقدم بشكرنا العميق لما بذلتم من جهود مخلصة في إنجاح المشروع (نشير إليه تحديدًا)، بما يعكس مدى التزامكم وإخلاصكم في خدمة الوطن والمواطنين،إنه لشرف عظيم أن نعمل مع شخص يتسم بهذه القيم العالية.
جزيل الشكر والتقدير لكم/ (نكتب اسم المرسل إليه).
توقيع/ ختم المرسل.”
-
نموذج رسالة رسمية لوزير للتقدم بشكوى فساد
تعتبر مكافحة الفساد واجبًا على الجميع، ولذا يمكنك رفع شكوى بهذا الخصوص عن طريق صياغة رسالة على النحو التالي
”سيادة الوزير المحترم/ (ونقوم بكتابة اسمه).
تحية طيبة وبعد،
أرسل إليكم أنا/ (نكتب اسم المرسل) هذه الرسالة للتقدم بشكوى ضد/ (نكتب اسم الشخص المعني)، بسبب (نوضح تفاصيل الشكوى والأحداث بدقة).
أرفق أدناه معلوماتي الشخصية للدواعي الرسمية، مثل الاسم، والعنوان، ورقم الاتصال.
جزيل الشكر لسيادتكم.”
-
نموذج رسالة رسمية للمقام السامي داخل المملكة العربية السعودية
كثير من الناس يحتاجون في أوقات متعددة إلى مخاطبة المقام السامي، ويجب مراعاة الالتزام بالشكل الرسمي كما يلي
”سيادة الملك الموقر، خادم الحرمين الشريفين سلمان بن عبد العزيز آل سعود.
أوجه لسيادتكم أرقى التحيات، وبعد
أتقدم إليكم، أنا المواطن (اسم المرسل) بطلب دعم سيادتكم في (يسرد الشخص الأسباب بشكل مفصل مع الحرص على الالتزام بالوضوح والاحترام).
أدعو الله أن يوفقكم ويسدد خطاكم.
المرسل (اكتب اسمه).
بيانات التواصل مثل رقم الجوال أو عنوان المرسل.”
نموذج رسالة رسمية للاعتراض على حكم قضائي
يسمح لمواطني المملكة، أو للمقيمين فيها، بإرسال رسالة للاعتراض على حكم قد تم إصداره، ويمكن صياغتها بالشكل التالي
”خطاب اعتراضي على الحكم الذي أقرته المحكمة في منطقة (اسم المنطقة)، رقم (..).
إلى صاحب الفضيلة والمعالي رئيس هيئة الاستئناف، والسادة الأعضاء.
سلام الله عليكم ورحمته وبركاته، وبعد..
بالإشارة إلى الحكم رقم (..) الصادر عن المحكمة العامة في منطقة (..) بتاريخ (..)، والذي يتضمن (العقوبة المفروضة)،
نقوم بشرح أسباب الاعتراض بوضوح، مع تقديم الأدلة والشهادات اللازمة.
على الموقر أن ينظر في هذا الاعتراض، وفي حال عدم الموافقة، يُرجى إحالة الأوراق إلى هيئة الاستئناف القضائية.
الأمنيات القليلة بطول العمر لكم.
-
ختامًا أساسيات صياغة الرسائل الرسمية
من الضروري عند كتابة رسالة رسمية أخذ عدد من الأساسيات في الاعتبار، من أبرزها
- الحرص على أن تكون الرسالة واضحة ودقيقة، دون استخدام ألفاظ يصعب فهمها أو تشويش معانيها.
- تُكتب الرسائل بشكل مختصر يركز على الفكرة الأساسية والمضمون المطلوب.
- عملية الكتابة يجب أن تكون باللغة العربية الفصحى، وليس باللهجة العامية.
- ينبغي أن تراعى في الرسائل الرسمية الأسلوب المحايد والموضوعي، مع الابتعاد عن المحسنات الأدبية أو التعبيرات المجازية.
- يُمكن كتابة الرسالة في المنتصف.
نكون قد قدمنا لكم نموذجًا يتعامل مع الرسائل الرسمية الموجهة للوزراء، ونشجعكم أن تتركوا تعليقاتكم أو أسئلتكم أدناه، وسنكون سعداء بالإجابة عليها.
